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Was müssen erfolgreiche Legal Knowledge Manager eigentlich können?
Wissen ist Macht. Wir erklären, welche Eigenschaften eine Legal Knowledge Managerin mitbringen sollte.

Für viele Unternehmen ist Wissen das wertvollste Asset, über das sie verfügen. Wir haben bereits an andere Stelle dargelegt, dass die Profitabilität eines Unternehmens direkt vom internen Knowledge Management abhängt. Auch 2019 wird die Bedeutung von effektivem Wissensmanagement weiter zunehmen. Immer weniger Firmen wollen sich einen verschwenderischen Umgang mit dieser Ressource leisten.

Doch wer kann Legal Knowledge Management eigentlich? Wem solltest eine Firma diese Aufgabe anvertrauen?

Hier sind die wichtigsten 5 Eigenschaften, die Du brauchst, um erfolgreichen Legal Knowledge zu managen!

Nummer 1: Wissensmanagement erfordert strategisches und planerisches Verständnis.

Als erstes brauchst Du ein gutes Verständnis der Gesamtstrategie Deiner Firma und/oder Deines Legal Departments. Knowledge Management hat - wie jede andere Disziplin in einem Unternehmen - nur eine Berechtigung, wenn dessen Umsetzung die Verwirklichung der strategischen Ziele unterstützt. Ausserdem bist Du in der Lage aus dieser Gesamtstrategie heraus für das Knowledge Management eine entsprechende Planung zu erstellen und diese Schritt für Schritt umzusetzen.

Nummer 2: Knowledge Manager verstehen es, auf allen Ebenen einer Organisation Einfluss zu nehmen und möglichst viele Mitarbeitende abzuholen.

Für die meisten Manager klingt Knowledge Management erst mal nach einem guten Konzept. Bei der Umsetzung wird es dann aber schwierig und die guten Ideen werden nicht immer verwirklicht. Sinnvoll ist Wissensmanagement jedoch nur dort, wo das Konzept auch wirklich gelebt wird. Kein Mensch braucht (noch mehr) Papiertiger. In der Regel geht es beim Knowledge Management um Veränderungen im Arbeitsalltag. Wo Prozesse verbessert oder Automatisierungen vorgenommen werden, beeinflusst das die Arbeitsweise der Mitarbeitenden direkt. Um Deine neuen Ideen zum Fliegen zu kriegen bist Du als Wissensmanagerin oder -manager auf alle angewiesen: 

Einerseits brauchst Du den Buy-In des Managements. Um wirklich zu überzeugen, müssen Deine Argumente quantifiziert sein. Wenn Du darlegen kannst, welche direkten Benefits das Knowledge Management für Deine Firma hat, dann überzeugt das auch Dein Management!

Das klingt anspruchsvoll, ist aber auf machbar und wertvoll investierte Zeit. Denn: Ohne den Support von oben können keine effektiven Änderungen vorgenommen werden und Deine Strategie wird scheitern.

Andererseits brauchst Du auch die Unterstützung der breiten Basis der Juristinnen und Juristen, die das Tagesgeschäft erledigen. Nur wenn diese die Benefits verstehen, werden sie ihr Wissen intern auch zur Verfügung teilen (siehe hierzu auch «Nummer 5»).

Nummer 3: Wissensmanagement erfordert technisches Verständnis.

Legal Knowledge Management dient der kollektiven Verwendung des vorhandenen Wissens einer Firma. Die Prozesse in einer Kanzlei oder einem Legal Department können durch den Einsatz der richtigen Technologie sinnvoll unterstützt werden. Es hilft Dir demnach, wenn Du einen guten Draht zur internen IT pflegst und die Sprache der technischen Mitarbeitenden sprichst. Das bedeutet, dass Du Dich mit technischen Aspekten so gut auskennst, dass Du Deine Anforderungen an ein neues Tool oder eine Plattform so formulieren kannst, dass basierend darauf eine entsprechende Software gesucht und ausgewählt werden kann. Ausserdem ist es sinnvoll, wenn Du Dich mit den neusten Entwicklungen im LegalTech-Markt im Bereich Knowledge Management befasst und die wichtigsten Anbieterinnen und Anbieter beobachtest.

Nummer 4: Knowledge Manager müssen geduldig und belastbar sein.

Veränderung passiert normalerweise nicht von heute auf morgen. In gewissen Strukturen gibt es viel Optimierungspotential und das sollte niemand versuchen einfach so über Nacht alles auf einmal zu erledigen. Für die Umsetzung solltest Du Dir und «Deinen» Juristen Zeit geben. Das heisst nicht, dass Du nicht schon bald gewisse Resultate erwarten darfst. Das Wichtigste ist, dass Du mit einer guten Strategie und einem Plan beginnst. Trotzdem wirst Du immer wieder auch auf (nicht nachvollziehbaren) Widerstand stossen, den Du irgendwie überkommen musst. Die Kunst besteht darin, diese zu managen, ohne ungeduldig zu sein oder Deine strategischen Ziele zu opfern.

NUMMER 5: LEGAL KNOWLEDGE MANAGER VERSTEHEN DIE JURISTISCHE ARBEITSWEISE BLIND.

Für erfolgreiches Legal Knowledge Management musst Du die Sprache der Legal Counsels Deines Unternehmens und/oder Anwältinnen und Anwälte in Deiner Kanzlei sprechen. Die Prozesse müssen schliesslich am Ende den Anwenderinnen und Anwendern in den Fachbereichen helfen. Es gibt fast nichts, was Juristinnen und Juristen weniger mögen, als wenn sich etwas ändert, ohne dass sie gefragt wurden. Involviere sie daher von Beginn an! Validiere Deine Annahmen und hole die Bedürfnisse der Anwender ab. Es hilft natürlich, wenn Du selber inhaltliche, juristische Kenntnisse hast. Vor allem aber braucht es ein tiefes Verständnis der Arbeitsweise. Wenn Du verstehst, was die Anwältinnen und Anwälte brauchen oder diese Needs allenfalls schon antizipieren kannst, dann werden die von Dir geschaffenen Lösungen positiv aufgenommen!

Das Wichtigste: Legal Knowledge Manager lösen das richtige Problem!

Bei HeadStarterz haben wir diese erforderlichen Skills vereint und uns auf Legal Knowledge Management spezialisiert. Wir sind Steuerexperten und Anwälte mit juristischer Arbeitserfahrung in Anwaltskanzleien, Big4s und Corporate Legal. Wir kennen die auf dem Markt vorhandene Technologie und fokussieren uns auf die Menschen. Diese tragen das Wissen einer juristischen Dienstleistungsorganisation. Egal ob dies eine Anwaltskanzlei oder ein in-house Legal Department ist. Jede Organisation verfügt bereits über vorhandenes Potential, das genutzt werden kann. Ein Eingriff in Arbeitsweise ist nur dort sinnvoll, wo ein solcher auch zu einer Verbesserung des Wissensmanagements führt. Wie diese Verbesserung aussehen kann, ist sauber zu definieren und richtig umzusetzen. Hierzu gehört auch die kritische Prüfung der angebotenen Produkte. Nicht alle Anbieter bieten tatsächlich eine effektive Lösung für das Problem. Auch wenn sie das behaupten...

Eine anspruchsvolle Aufgabe für alle Knowledge Manager!

Für mehr Infos über das Knowledge Management bei HeadStarterz klicke hier. Oder schau bei unseren Experten vorbei.

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WHAT DO SUCCESSFUL LEGAL KNOWLEDGE MANAGERS ACTUALLY HAVE TO BE ABLE TO DO?

Knowledge Management

Knowledge is power. We explain what qualities a legal knowledge manager should have.

For many companies, their staff's knowledge is the most valuable asset they have. We have already explained elsewhere that the profitability of a company directly depends on internal knowledge management. The importance of effective knowledge management will continue to grow in 2019. Fewer and fewer companies want to afford a wasteful use of this resource.

But who can actually do Legal Knowledge Management? Who should a company entrust with this task?

Here are the 5 most important characteristics you need to successfully manage legal knowledge!

NUMBER 1: KNOWLEDGE MANAGEMENT REQUIRES STRATEGIC UNDERSTANDING AND PLANNING.

First, you need a good understanding of the overall strategy of your company and/or legal department. Knowledge Management - like any other discipline in a company - only has a justification if its implementation supports the realisation of the strategic goals. Furthermore, you must be able to draw up an appropriate plan for knowledge management from this overall strategy and implement it step by step.

NUMBER 2: KNOWLEDGE MANAGERS KNOW HOW TO EXERCISE INFLUENCE AT ALL LEVELS OF AN ORGANIZATION.

For most managers, knowledge management sounds like a good concept. However, the implementation becomes difficult and the good ideas are not always realized. Knowledge management only makes sense where the concept is really lived. Nobody needs (even more) paper tigers. As a rule, knowledge management requires changes in the employee's day-to-day work. Wherever processes are improved or automation is carried out, this has a direct influence on the way employees work. In order to get your new ideas to fly, you as a knowledge manager are dependent on everyone:

On the one hand, you need the management buy-in. In order to really convince, it helps if your arguments are quantified. If you can demonstrate what direct benefits knowledge management has for your company, then your management will also be convinced!

Quantifying the benefits of Legal Knowledge Management is not easy. But it is possible and feasible to invest this time. Because: Without the support from above no effective changes can be made and your strategy will fail.

On the other hand, you also need the support of the broad base of lawyers who take care of the day-to-day business. Only if they understand the benefits, they will be motivated to share their knowledge internally (see also "Number 5").

NUMBER 3: KNOWLEDGE MANAGEMENT REQUIRES TECHNICAL UNDERSTANDING.

Legal Knowledge Management is the collective use of a company's existing knowledge. The processes in a law firm or a legal department can be meaningfully supported by the use of the right technology. It therefore helps if you have a good connection to internal IT and speak the language of the technical staff. This means that you can express your requirements for a new tool or platform in a way that available tools can be researched and a software can be selected. It also makes sense to keep up with the latest developments in the LegalTech market in the area of knowledge management and to observe the most important providers.

NUMBER 4: KNOWLEDGE MANAGERS MUST BE PATIENT AND RESILIENT.

Change does not happen overnight. In certain structures there is a lot of potential for optimization and nobody should try to do that overnight all at once. As a Legal Knowledge Manager, you should give yourself and "your" lawyers time to implement it. That doesn't mean that you can't expect certain results soon. The most important thing is to start with a good strategy and plan. Nevertheless, you will always encounter (incomprehensible) resistance, which you must somehow overcome. The art is to manage them without being impatient or sacrificing your strategic goals.

NUMBER 5: LEGAL KNOWLEDGE MANAGERS BLINDLY UNDERSTAND THE LEGAL WAY OF WORKING.

For successful Legal Knowledge Management, you must speak the language of the legal counsels and/or lawyers in your firm. Ultimately, the processes must help the users in the specialist areas. There is almost nothing that lawyers like less than when something changes without them having been consulted first. Involve them right from the start! Validate your assumptions and get the users' needs. Of course, it helps if you have substantive legal knowledge. Above all, however, it requires a deep understanding of the way lawyers If you understand what they need or can anticipate these needs, then the solutions you create will be received positively!


THE MOST IMPORTANT THING: LEGAL KNOWLEDGE MANAGERS SOLVE THE RIGHT PROBLEM!

At HeadStarterz we are unified these skills and are specialized in Legal Knowledge Management. We are lawyers with previous work experience in lawfirms, Big4s and corporate legal departments. We know the technology available on the market but always focus on the people. It is them who carry the knowledge of a legal service organisation. Regardless of whether this is a law firm or an in-house legal department. Every organization already has existing potential that can and should be used. An intervention in working methods only makes sense where it also leads to an improvement in knowledge management. What this improvement can look like must be clearly defined and correctly implemented. This also includes the critical examination of the offered products. Not all providers actually offer an effective solution to the problem. Even if they claim to be doing so...

A challenging task for all Knowledge Managers!

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