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5/9/2018
by Tobias Steinemann
Wieso Knowledge Management? Die wichtigsten Gründe, wieso Wissensmanagement zu mehr Profit führt
Wieso erfolgreiches Wissensmanagement zu mehr Profit führt.

Bei HeadStarterz beraten wir Anwaltskanzleien und andere Dienstleistungsbetriebe unter anderem im Bereich Knowledge Management. (Potentielle) Kunden haben uns schon oft gefragt: "Wissensmanagement? Wieso ist das wichtig für unsere Firma?"

Um diese Frage zu beantworten, muss man zuerst verstehen, wonach unsere Kundschaft strebt. Wie andere Unternehmen, sind auch Dienstleistungsbetriebe auf eine Maximierung (oder zumindest Steigerung) der Gewinne aus. Viele Firmen haben einen "top line"-Ansatz und arbeiten hart daran, ihre Umsätze zu steigern. Oft geht vergessen, dass mehr Umsatz in partnerschaftlichen Strukturen (wie sie gerade bei Anwaltskanzleien vorliegen) nicht unbedingt zu einem Mehrwert für die einzelnen Partnerinnen und Partner führt. Um den Profit pro Partner zu steigern, muss eine Firma ihre Profitabilität steigern.

Wir sind einig mit David Maister*, dass Firmen die folgenden Taktiken anwenden können, um die Rentabilität zu steigern (mit abnehmender Wirkung von oben herab in der Liste):

1. Preise erhöhen

2. Variable Kosten senken

3. Unrentable Projekte/Klienten beheben

4. Volumen steigern

5. Fixkosten senken

Das klingt einfach - jede Firma würde gerne höhere Rechnungen schreiben oder variable Kosten senken. Doch das gelingt nicht oft. Trotzdem ist es möglich - mit erfolgreichem Knowledge Management und teambasierten Wissensprozessen. Zwei Beispiele:

1. Wie Anwaltskanzleien durch Wissensmanagement die Preise erhöhen und dadurch die Profitabilität steigern können

Eine Anwaltskanzlei beispielsweise verrechnet in der Regel nach Aufwand. Der Preis der zu verrechnenden Stunde bemisst sich nach den Skills und der Erfahrungsstufe der Mitarbeitenden. Es gilt: Je besser die Anwältin, desto höher ihr Stundenansatz.

Es leuchtet ein, dass Firmen, die ihren Mitarbeitenden Skills schneller vermitteln, auch schneller die Preise für die jeweiligen Mitarbeitenden erhöhen können. Klar kann jahrzehntelange Erfahrung nicht einfach so innert Kürze weitergegeben oder auf andere kopiert werden. Trotzdem gilt: Knowledge Management unterstützt den Skill-Building-Prozess und trägt damit direkt dazu bei, dass eine Firma die Preise steigern kann.

2. Duch Wissensmanagement die variablen Kosten senken

Variable Kosten sind die veränderlichen Aufwendungen, die in die erfolgreiche Bewältigung eines Projekts einfliessen. Bei Anwaltskanzleien bestehen diese Kosten fast ausschliesslich im eigenen Personalaufwand. Kann man diese Kosten senken und gleichzeitig das Preisniveau zumindest halten, so leuchtet ein, dass die Profitabilität steigt.

Der Aufwand sinkt beispielsweise, wenn Firmen aufhören, das Rad jedesmal neu zu erfinden. Mehrfacher Aufwand für gleiche Abklärungen oder andere Arbeitsschritte ist vermeidbar. Dieser vermeidbare Aufwand steigert die Kosten, die in ein Projekt einfliessen und limitiert so dessen Profitabilität. Knowledge Management heisst, dass durch teambasierte Wissensprozesse das vorhandene Wissen und die bestehende Erfahrung genutzt wird. Ressourcen können abgerufen und Erfahrungen ausgetauscht werden. Eine Firma gerät schneller zu einem Resultat, der Aufwand sinkt und die Profitabilität steigt.

Dies sind nur zwei einfache Beispiele, wie Knowledge Management helfen kann und wieso es gerade für die Rentabilität juristischer Arbeitsprozesse von zentraler Bedeutung ist.

Bei HeadStarterz sind wir spezialisiert auf Wissensprozesse in Unternehmen. Bei uns stehen Personen als Wissensträger im Zentrum. In Ergänzung mit der richtigen Technologie kommt dieses Wissen so richtig zum Tragen. Wir entwickeln für unsere Kundschaft massgeschneiderte Knowledge Management Konzepte und helfen dadurch Unternehmen zu einer gesunden Profitabilität.

Übrigens: eine weitere Möglichkeit, um die eigenen Preise zu steigern, ist die Optimierung des eigenen Marketings.

Mit den richtigen Kommunikationsmitteln kommen Sie an die lukrativen Aufträge, die man eigentlich verfolgt. Auch damit helfen wir bei HeadStarterz ;).

*David Maister ist Autor von "Managing the Professional Service Firm"

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How successful Knowledge Management is directly related to your firm's profit.

At HeadStarterz, we advise companies on Knowledge Management. Our (potential) customers often ask us: "Why should we work on our Knowledge Management? Why is this important for us?"

To be able to answer these questions, we need to know what these companies are seeking. The answer is mostly the same: Profits. Like any other company, law firms and other service providers are profit maximizing bodies. Most of the professional service companies are organized as partnerships. While many work very hard on increasing the firm's revenue, they often forget that more revenue will not necessarily result in more personal gain for the individual partner. To increase the partner's personal gain, the firm should improve overall profitability. Profit per partner should be every service company's most important KPI for success.

We agree with David Maister* that there the following five tactics for increasing profitability are most effective for companies (from top to bottom, by level of impact):

1. Raise prices

2. Reduce variable/delivery costs

3. Stop working on under-performing projects or with tedious clients

4. Increase volume

5. Reduce fixed costs

That sounds easy enough - every firm would jump at the chance to write larger invoices or reduce their cost. It it isn't quite that simple in practice. Successful Knowledge Management can help in achieving this goal. Two examples:

1. Raising Prices

Law firms, for instance, charge based on the time their lawyers spend on a certain engagement. The price of the hours is based on the individual lawyer's skill and experience. In short: the better the lawyer, the higher his/her hourly rate is.

Firms who manage to speed-up the skill-building process will of course be able to charge more for the hours of their staff within a shorter time. It goes without saying that you can't replace or "copy-paste" decades of experience - but effective Knowledge Management can help your team to build skills at a quicker pace and allow you to raise your prices.

2. Reduce Variable/Delivery Costs

By reducing the costs for delivering a project and - at the same time - maintaining the revenue deriving from it, the project's profitability will increase.

For service companies, delivery costs almost uniquely consist of the staff's time spent on completing a project. This time spent can be reduced when firms stop re-inventing the wheel over and over again. A lack of awareness or access to useful knowledge leads to a lot of avoidable efforts and costs. This hurts a project's profitability. Where available know-how in the form of documents, templates or experience is recycled, employees will spend less time working on getting the revenue in. Team-based knowledge processes allow the use and exchange of available resources and experience. Companies will achieve their goal faster, reduce their delivery costs and increase their profitability.

Those are just two examples of how effective Knowledge Management has a direct impact on your firm's profitability - and therefore also every individual partner's personal gain.

At HeadStarterz, we are specialized in knowledge-based processes of companies. In all our engagements, people are at the center of these processes - they carry and drive the company's knowledge. In combination with the right technology, we create customized solutions that will allow you to unleash their full potential. Knowledge Management is a strong driver towards healthy profitability.

By the way: another way to increase a firm's prices would be to optimize marketing tactics and materials to reach more lucrative engagements and clients.

That's something that HeadStarterz can also help you with - through digitization (business intelligence) or marketing services.

*David Maister is the author of "Managing the Professional Service Firm"