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Wie Anwaltskanzleien ihre Social Media Aktivität besser planen können
Diese Woche schon wieder vergessen, etwas auf LinkedIn zu posten? Die Bedienung von Social Media Profilen ist viel Arbeit. Doch zum Glück, gibt es Hilfsmittel, die uns eine strukturierte Planung ermöglichen.

Warum brauche ich eine strukturierte Social Media Planung?

Vorab: Zu den sozialen Medien gehört neben den bekannten Social Media Platforms wie Facebook, LinkedIn, Xing, Instagram etc. auch der Blog. Blogs haben klassischerweise eine soziale Funktion, indem sie eine Diskussionsplattform zu bestimmten Themen bieten. Auch Firmenblogs auf Unternehmenswebseiten sind daher Teil der hier angesprochenen Social Media Aktivität.

Egal wer in einer Anwaltskanzlei oder in einer anderen Firma für die inhaltliche Betreuung der sozialen Median zuständig ist: Sie alle brauchen Inhalte. Die Beschaffung und richtige Verteilung dieser Inhalte ist allerdings aufwändig. Wer es in diesem Zusammenhang mit stets vielbeschäftigten Anwältinnen und Anwälten zu tun hat, der plant besser gut. Was nicht geplant ist, geht vergessen. Und so ist es wie beim Betreiben eines Blogs oder Newsletters: Es sollte regelmässig etwas passieren, sodass der Brand sichtbar und die Leserinnen resp. Zuschauer interessiert bleiben.

Note: Das gilt auch für Google - regelmässig neuer und relevanter Inhalt auf eurer Webseite = gut für SEO, mehr Traffic, neue Leads etc.

Wir empfehlen nicht, den Content für die Social Media Profile immer kurzfristig zu suchen. Wer das tut, läuft Gefahr viel wertvolle Zeit mit dieser Suche zu verschwenden. Nimmt man sich jeweils frühzeitig den Raum für eine Planung der nächsten paar Wochen, ist sichergestellt, dass die wesentliche Aktivität abgedeckt ist. Daneben ist nach wie vor Raum, um kurzfristige Entwicklungen aufzugreifen.

Die Erstellung von Marketing-Inhalten besteht daher aus einer strukturierten und einer spontanen Produktion.

Gratis-Tipp: Warum nicht vorab im Kalender mal die Feiertage anschauen und die Aktivitäten auf diese Tage abstimmen. Eine Übersicht gibt es hier. Heute, 2. Oktober, ist übrigens «International Day of Non-Violence»

Die strukturierte Produktion von Inhalten in Kanzleien

Definition und Prozess zur Erstellung des Kalenders

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Von strukturierter Planung sprechen wir, wenn im Voraus bestimmt wird, wer zu welchem Inhalt, wann und auf welcher Plattform einen entsprechenden Beitrag liefert. Das erfordert typischerweise cleveres Knowledge Management. Eine beliebte Möglichkeit in Kanzleien ist der Austausch von Aktivitäten, spannenden Fällen sowie politischen Entwicklungen in den verschiedenen Practice Groups. Wichtig ist, dass die für das digitale Marketing resp. die sozialen Medien verantwortliche Person mit am Tisch sitzt.

Anwaltskanzleien, die einen gut organisierten Social Media Prozess geschaffen und diesen in den bereits bestehenden Wissensaustausch integriert haben, sind auf der Siegerstrasse. Im Ergebnis sollte ein Kalender entstehen, der mindestens für den nächsten Monat festlegt, welche Inhalte bis wann und von wem erstellt werden.

Klingt im Prinzip easy. Braucht aber ein gutes Konzept um nicht wieder in der Hektik des Alltags unterzugehen.

Technische Hilfsmittel zur Social Media Planung

«Das bereits Vorhandene»: Microsoft Excel oder Outlook

Wow. Bahnbrechend. Nicht wirklich, aber wenn Du für Dein Unternehmen schnell eine Verbesserung schaffen möchtest, dann starte damit. Diese Tools sind garantiert in allen Anwaltskanzleien vorhanden. Alle kennen die Tools und können diese bedienen. Zugegeben: Excel hat derart viele Funktionen und Möglichkeiten, dass es - vor allem für uns Juristinnen und Juristen - schwierig ist, das ganze Potential auszuschöpfen. Uns ist Text eigentlich lieber als Zellen.

Aber: Einmal ein sauberes Template erstellt, lässt sich das einfach handeln. Der Bau einer Vorlage kann auch in Auftrag gegeben werden (z.B. bei uns :) ). Die Komplexität kann je nach Bedürfnis variieren. Verschiedene Kanäle oder Inhalte, Autorinnen und Autoren lassen sich beliebig festhalten, sodass eine strukturierte Planung möglich wird. Wichtig ist, dass das Dokument auf die konkreten Anforderungen der Anwaltskanzlei angepasst wird.

Etwas simpler ist die Integration der Aufgaben als Termine in die Kalender der verantwortlichen Personen. Dadurch ist auf jeden Fall einmal sichergestellt, dass die Personen rechtzeitig über ihre Aufgaben benachrichtigt werden. Die Möglichkeiten zur Verknüpfung und Auswertung sind in Outlook - gegenüber Excel auf allerdings limitiert.

«Das Neue»: Projektmanagement-Tools

Davon gibt es mittlerweile viele. Vielleicht hat Deine Kanzlei ja auch bereits ein solches implementiert und das Tool fällt in die Kategorie «bereits vorhanden». Beispiele solcher Tools sind Trello oder Monday oder Meistertask. Alle diese Tools basieren auf der Idee, gemeinsam Projekte umzusetzen. Die Programme lassen sich einfach implementieren, sind relativ nutzerfreundlich und können so strukturiert werden, dass sie für euer Setup passen.

In der Regel lassen sich einzelne Tasks gewissen Personen zuordnen, die dann mit einer Deadline verschiedenen Tags versehen werden können. Im Style der Kanban-Methode lässt sich der Status (Open, In Progress, Done) einer Aktivität verfolgen, sodass die verantwortliche Person frühzeitig eingreifen kann, wenn irgendwo was klemmt (Status: «Stuck»).

Monday.com für Marketing Content Planning

Alle Tools haben ihre Vor- und Nachteile. Kostenlos sind sie meist nur in einer Basic-Version. Bei HeadStarterz nutzen wir Monday und sind damit sehr zufrieden. Auch hier helfen wir bei Bedarf gerne bei der Auswahl und dem Setup.

Meistertask Project Management

Ähnliche Funktionen in etwas anderer Darstellung gibt es auch bei Meistertask. Wer sich das anschauen möchte, hier das Video:

Fazit zur strukturierten Planung

Egal welche Hilfsmittel zur Unterstützung gewählt werden: Wichtig ist, dass der gesamte Prozess so aufgesetzt wird, dass die Marketingmanager in eurer Kanzlei optimal planen können. Es braucht Tools, die von den Personen genutzt werden (können). Es ist nicht sinnvoll, einfach was einzusetzen, das die Mitarbeitenden überfordert und keinen Mehrwert bringt. Aber: Wer das einmal richtig macht und die Personen sauber aufklärt resp. instruiert, profitiert fortlaufend von effizienter Inhaltsproduktion für das digitale Marketing.

Spontane Produktion von Marketing Content

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Neben der strukturierten Planung von Inhalten braucht es nach wie vor Raum für die Kommentierung von Entwicklungen, die nicht absehbar waren. Je nach Rechtsgebiet lassen sich bspw. politische Aktivitäten mehr oder weniger gut antizipieren. Es muss daher möglich sein, stets auch kurzfristig auf solche Gegebenheiten reagieren zu können. Wichtig ist, dass die in der Regel gut informierten Anwältinnen und Anwälte wissen, an wen sie sich mit solchen Inhalten wenden können. Immer wenn etwas Nennenswertes passiert, sollte den Personen direkt durch den Kopf schiessen, dass sie sich bei den Marketingverantwortlichen melden um zu besprechen, wie das Thema in die Kommunikation eingebaut werden kann.

Wie HeadStarterz helfen kann:

Marketing und Kommunikation von Anwaltskanzleien ist unsere Kernkompetenz. Dazu gehört nicht nur die Kommunikation nach aussen, sondern insbesondere auch die interne Organisation und Umsetzung. Wir haben selber als Anwälte, In-House Counsel und Steuerberater gearbeitet und kennen die Arbeitsweise der Juristinnen und Juristen resp. die Abläufe in den Kanzleien. Wir unterstützen euch gerne beim Aufsetzen einer für euch passenden und umsetzbaren Planung eurer Aktivitäten auf den sozialen Medien.

Am besten einfach anrufen (+41 61 554 55 74) oder eine Email an Tobias (tobias@headstarterz.com). Wir freuen uns!

Finding the perfect name for a new business isn't an easy task. At the beginning of the brainstorming process, you usually produce quite a remarkable output. Within this pool of ideas, most of our proposals were... let's be honest: Not great. But a few good ideas stood out from the rest. Even within a functioning team, personal taste matters and - after a number of vetoes - the once remarkable amount of names shrunk to a handful of proposals that resonated with all of our team members. Unfortunately, after checking existing entries in the commercial registry, the trademark register and available domains, our options vanished into thin air.

Back to square one. But we soon realized that this might not be a bad thing. Our first idea turned out to be the best one: Head Start. We all agreed that it sounded great and - more importantly - that its meaning was in line with our business.

After all, our services are built and combined in a way that gives our customers a head start over their competitors. Tomorrow's success of professional service providers is determined by the way they organize their processes;

> manage their most valuable assets: their knowledge and experience; and

> communicate internally but also with the market and their target audience in particular.

> In addition to the meaning of Head Start, the two individual words are important to us.

The head is the center of intelligence and human data base for all knowledge and experience, i.e. exactly the elements we help our customers to manage. Furthermore, the head is the center of creativity, of which we as problem solvers need quite a bit.

The start is a dynamic action and therefore fits perfectly to the way we work. We don't do long reports that no one ever reads or bore people with hours of power point presentations. We prefer to roll up our sleeves and get started on developing those solutions right away. We don't waste time. Not our own and certainly not our customers'.

So, we liked the Head Start but still had to turn it into a company name. We decided to give it a modern twist and add a "z" to it. It's something not everyone has or does, which suits our style. It also shows that we are willing to take a more unusual path if it leads us to the solution. In addition, we are pragmatic: this name is unique and Google likes that!

We're very happy with our new name and think it definitely represents us correctly. Finding it was a challenge - but now we're here. We are HeadStarterz!